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把事情做好(二)

人们往往自信的依赖自己的大脑来记住许多事情,许多将要做的事情。这会造成什么样的后果呢?现代公司里,人人都喊累,即使你觉得他并没有多少工作可做。实际上,你自己也觉得自己很累,压力很大。这是为什么?

以上这两个问题是有着直接的相关性的。每个人都有很多工作要做,而大部分人将他们放在自己的脑袋里。而当你要面对的事情超过三件的时候,你的头脑同时去思考三个工作的工作方法和进度,以及这三者之间的关系(或者更多件),你的头脑就会变得运转缓慢,没有哪一件工作能够想清楚,在做任何一件事情的时候,你都会走神,因为你的脑袋突然想到了另外一件事情的处理方法和进度安排,你担心那件事无法按时完成,但是你又没有想好具体的工作方法和内容,于是,你开始停下当前的工作思考那一件,而突然,另外一件事又干扰了你的思路。

就这样,你一天都工作在30%的工作效率之下,导致你没有一件事情能够漂亮的完成,第二天,你仍然在为昨天下来的那些任务头疼的时候,新的任务又来了。于是,这些任务纠缠在你的脑袋里,影响你的工作效率,干扰你的工作进度,你的老板越来越不满意,你自己也越来越头疼。

要解决这些问题,首先你要能够让自己保持100%的工作效率来完成每一件事。想做到这一点,你就要把那些纠缠在脑袋里的东西清除出去,唯一的方法就是:找个东西把它记下来。你会告诉自己,这件事情我一个小时以后再来处理,一个小时之内足以完成这第一份任务。那么这一个小时里,你不需要再去想其它的那几个任务,而且,你也不要担心自己会忘掉什么,因为你已经把它记下来了。它之所以会纠缠在你的脑袋里,就是因为你现在不想去做它,但是又怕把它忘掉,自己给自己压力。

只需要这样一个简单的方法,你就可以感觉到自己的工作效率大大的提高,头脑变得清醒,工作压力也不是那么大了。

对于每一件大型任务,要解决它,凭空想像是不可以的。你需要一个良好的步骤。步骤是因为问题而产生的,因此,你需要明确自己的工作目的。老板安排下来的任务只是一个口头命令,或者你自己发觉自己应该写一份什么文档了,但是具体的要求却不够明确,那么这样的任务你如何拆解并逐步完成?

最有效的方法是:要从最后一步往前推。你做这份工作的最终目的是什么?想实现的效果是什么?有了目的,就能够找出实现这个目的的方法。把它们一一写下来。最终,当你来到最近的一个步骤的时候,你就可以对照着这张纸,一个步骤一个步骤的走下去,很简单的,你的工作就完成了。关键是,当你下一次再次遇到同样一个问题的时候,你不需要再次思考,只要按照这张纸去做就OK了。

比如,你现在突然想到一个月后是老婆的生日,你是不是要在脑袋里每隔几个小时提醒自己不要忘记。是不是随时将这件事记着,以防止忘记了去买礼物,会不会因为这样而在写文档的时候把老婆的生日或者礼物的名字写进去?那么,你应该把它写到纸上了。当你完成了手头的工作的时候,再去看它。

当然,用纸来记忆是不合适的,因为你没有方便的安排各项任务的时间安排,要在中间插入一个步骤,或者调整几个步骤的顺序的时候,就不方便了,而且纸也不会跳出来告诉你再过十分钟就要去老板办公室开会了,还有哪些东西没有准备完。所以,你需要一个能够达到这些效果的工具。也许今天晚上你做完了所有的工作,想好好的安排一下两周以后的旅行的事宜,比如要带哪些东西,行程路线,买票的时间地点等等,如果不记下来的话,后面的两周你都没有办法全心的工作了,因为你会一直告诫自己,好不容易想到的东西,千万不要忘记。但是即便如此,你仍然会忘记一些东西,比如,已经出发了,才发现忘了带家里的钥匙。