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推荐软件:Agendus Professional

Palm从出生的那一天起,它的使命就是帮助人们更好的管理个人的工作和生活,因此才取名为PDA(个人数字助理)。它本身所有的特性都是为这个目标服务的,比如无需开关机,按一个键便可以即时的得到你想要界面,反应迅速,不用像电脑一样看着进度条一圈圈的滚动,小巧,可以很容易的放入口袋,随时拿出来查阅或者记点东西。而它自带的所有功能也都是为个人助理服务的,比如日历/任务/联系人/计算器/记事本等等。而这些,又完全符合GTD(Getting things done)所要求的整理日常工作的功能要求。但是它自带的功能又过于单薄,对于GTD所要求的那些灵活强大的功能有些力不从心。于是,在这个开放的平台上,又出现多个增加软件,而Agendus又是其中的佼佼者。

Agendus并没有另开炉灶重新搞一套东西,而是完全整合了系统自带的几大功能,并在其基础上做了改进和加强。其功能已经基本上可以达到GTD的要求,而且实现起来相当的容易。唯一的缺点就是–体积太大了,因为它用同一个版本应付所有的平台需求,低分辩率的机器,高分辩率的机器,带电话功能的机器,显示出来的界面和功能都是不同的。另一个软件系统DateBK5/6的功能基本上是一样的,但是奇怪的是这个软件在中文的系统上总是有乱码,很难彻底解决。因此,还是推荐Agendus。它分为三个版本,Standard,Professional,Prenium,功能以Professional最强大。

软件到http://www.maxpda.com/viewthread.php?tid=53512下载,最新的11.1中文汉化版。将Agendus同步进机器内存以后第一次启动会提示是否将日历的按键映射成本程序,通常按是就可以了,因为以后再也用不到日历程序了。进入程序以后是一个很漂亮的Today的界面,显示出今天的日程/任务/电话,还有每日提示(可以显示名人名言之类的,但是默认是不带的,需要联网去获取),天气预报(也需要联网),历史上的今天(也需要联网)。通常情况下,对于中国人来讲,这三个功能是用不到的。右下角除了滚动屏幕以外,往左第二个按钮是选项按钮,点击弹出菜单可以快速设置当前页面的选项,还可以进入高级选项页面详细的配置当前页面的属性。(记住这个按钮的位置,在不同的视图下它的功能会发现变化,随时点击都可以快速设置当前视图的属性。这是个万能配置键。)

打开它的主菜单看看,功能相当的明确,第一个主菜单是新新建各种内容,比如会议(中文版可能翻译成约会,其实英文版是Meeting),任务,电话(是指要按时给谁打电话,前面这三者其实都是提醒,不过各自拥有自己的一些特殊的属性,但是本质上它们是一样的,都是计划任务),还有邮件,短信,记事之类的。记事功能被增加了涂鸦记事,照相记事,录音记事等等增加功能。第二个主菜单是编辑传送之类的,第三个就是程序的功能设定了,这里是与具体页面无关的整个程序的设置页。

最丰富的功能并不在菜单上,而是最下面那一排小按钮。第一个按钮是新建,如果直接点击按钮,会根据当前所处的页面自动选择要新建的类型,默认为任务,如果点击按钮旁边的箭头,会弹出跟第一个主菜单一样的新建菜单,可以选择新建各种项目。

第二个按钮是日历视图,点一下会跳到日历界面,再点一下会弹出一个更丰富的日历视图的选择项,选择太多,不用一一解释,自己挨个点一下就可以,无非就是各种时间区间的各种查看任务的列表方式,挑选一个最适合当前操作的页面,比如要看下一步要做什么,就可以按照今天的任务顺序排列,如果想看看今天还剩下多少事情,就可以按照矩阵式排列。以此类推。可以按周、月、季排列,可以显示详细或者只显示图标,等等等等。

第三个图标是任务视图,点击就进入任务,(包括会议和电话),再次点击同样会出现更多视图(只有三个),其中的Matrix视图,就是“七个习惯”上面讲的重要和紧急的四个象限,所有的任务会分别显示在它自己的象限里,可以让你快速找到自己目前最应该做的事情。

第四个图标是进入记事本视图,没有什么特别的其它视图,不过可以使用万能选项按钮调整显示的内容。

第五个图标是联系人,点击就是你所有的电话本。但是它的字母分类是不支持中文的,所以建议在联系人的中文姓的前面加上首字母,这样就可以快速定位了。它也拥有三种不同的视图,列表,详细列表,和关系图。关系是它加强的一个功能,你可以将某个人设成另一个联系人的同事或朋友,在这个视图下面就会显示出层次关系,相当明确,而且能够随时提示你是如何认识这个人的。

第六个图标是邮件,会显示你的邮件和短信。(需要有邮件程序的支持,我的机器上没有安装,因此,这个具体页面并不是很了解,但是功能跟前面的基本是一样的。)

上面这些按钮已经包含了它所有的功能。在所有的功能里面(任务/联系人等等),每一要内容都可以设置备注(而且还可以设置录音备注和涂鸦备注)和闹钟提醒,相当好用。新建会议和任务可以直接设置它所属的象限和分类(分类是自定义的),浏览的时候就可以直接按照这几个类型分组浏览,还可以分组汇总,还有漂亮的图表汇总。任务下面可以建子任务,在任务列表的界面里,选中某一个任务,点击上面的工具栏第一个按钮是建立该任务的下一项并列任务,第二个按钮就是建立该任务的子任务。比如你可以把一个项目拆分成几个子任务来安排时间。会议功能可以设置开会的具体时间,然后会自动计算出你的哪几个小时是没空的,还有一个Finder功能,可以找出你下一个有空的时间是几点。会议的功能还可以设置参会人员,而跟联系人的关联又可以让你点击人名直接进入联系人,或者点击人的电话,直接给他拨打电话。

按照GTD的约定,你不但可以设置时间明确的任务,还可以给自己制定没有时间限制的任务,或者是每天重复的任务,比如锻练身体,或者翻译一本书。这些Agendus都可以轻松搞定,可以选择不使用完成时间,或者设置一个可延期的任务。如果你今天没有把它设为已结束,那么,明天的任务列表里它还会显示出来,直到你手动将它设为已完成为止。

Agendus还有一个很细节的功能,旅行。你可以新建一个旅行,然后建立其它各项内容的时候都可以选择关联到这个旅行上,比如准备旅行工具,购买衣服,以及其它备注等等。到时候你就可以统计这个旅行相关的一切事宜,并尽量不让这些内容影响到你的正常工作内容。你甚至可以用天气预报功能查看目的地的天气,甚至用Yahoo Map功能看地图!

Agendus的基本功能就是这样了,但是它还有许多细节上的东西,比如你可以自己写一个Memo,用来做Today首页上那个每日提示,(当然,输入需要按照一定的格式)。还有设定会议的Memo的时候,在每一行的前面使用+/-两个符号,就可以在浏览该会议详情的时候,显示一个带checkbox的列表,可以用来标记你为该会议准备的工作内容。这些都需要去仔细的看说明书或者自己摸索了。

另外,Agendus还有PC端,是作为Outlook的一个插件来运行的,功能跟Palm端完全一致,即保留了Outlook的良好的操作习惯,又实现了丰富的GTD功能。而且,最重要的是,它可以跟你的Palm同步,两端保持一致。有兴趣的可以去它的官方网站看看。